يتم تسجيل تعريفات البرنامج والتى ستسهل العمل على البرنامج ومن اهم هذة التعريفات تعريف (السائقين - الكفلاء - العملاء - الموردين - السيارات التابعة للمعرض .....).

يتميز برنامج البيان بإمكانية تعريف أكثر من قاعدة بيانات وتكون كل قاعدة مختصة بذاتها.

حيث يمكن تسجيل وفتح ملف لكل عميل يتعامل مع المعرض او المكتب ومتابعة حساباتة بشكل تفصيلى.

يتم إدخال بيانات السيارات التابعة لمكتب التأجير بكافة التفاصيل لكل سيارة وتشمل شاشة التسجيل عدة بيانات أهمها (فئة السيارة - موديل السيارة - رقم السيارة - لون السيارة - سائق السيارة - رقم الموتور - رقم اللوحة - عداد الكيلومتر الحالى - عداد السرعة الحالى - مسافة تغيير الزيت - رقم الرخصة - شركة التأمين وقيمة التأمين - سعر الشراء - أسعار التأجير فى الساعة واليوم والأسبوع والشهر والسنة وسعر البيع - حالة السيارة ...) وبهذا يكون لدينا ملف يخص كل سيارة بشكل متكامل وتفصيلى ويمكن أن تكون السيارة سيارة خارجية غير مملوكة للمعرض او مكتب التأجير كما يمكن ربط و إضافة صور وملفات ضوئية تخص السيارة.

بمجرد تسجيل السيارة وتحديد حالتها أنها تحت الطلب يتم عرضها فى معرض البرنامج حيث يمكن تأجيرها الى اى عميل يطلبها وذلك بتسجيل عقد تأجير سيارة حيث يتم تسجيل بيانات عقد التأجير ويشمل عدة بنود من أهمها (إدخال رقم العقد و إسم العميل و نوع التأجير سواء كان بالساعة أو يومى أو اسبوعى أو شهرى أو حتى سنوى و مدة التأجير المطلوبة -و تحديد رقم السيارة المطلوبة للتأجير والسائق الخاص بالسيارة أن وجد وعلى اساس هذة البيانات يتم تحديد سعر التأجير وعداد كم الخروج بشكل أوتوماتيك بناء على الإعدادت السابق إدخالها فى بيانات السيارة ويتم إدخال تاريخ الخروج ووقت الخروج و كم المسموح بة وتكلفة كل كم زيادة ويتم تحديد منطقة الإستخدام وإسم المؤجر) كما يمكن تسجيل حالة أجزاء السيارة عند الخروج حتى يتم المقارنة بينها وبين حالتها عند العوده لتحميل اى تلفيات أو خسائر تحدث على عاتق العميل.

بعد تسجيل تأجير السيارة يقوم البرنامج بترقب عودة هذة السيارة بحسب تاريخ العودة ووقت العودة المسجل بعملية التأجير وبمجرد إدخال رقم العقد تظهر تفاصيل عقد التأجير ويقوم البرنامج بحساب أى فترات زائدة عن فترة التأجير المحددة ويتم إدخال عداد كم العودة وعلى هذا الأساس يحسب البرنامج كم المستهلك وعدد كم الزائد وقيمة الزيادة كما يمكن إدخال اى مصروفات زيادة على عقد التأجير وذلك لحساب كامل مبلغ التأجير المفترض العميل دفعة ويقوم البرنامج ايضا بحساب مستحقات المورد إن وجد ومستحقات السائق ان وجد.

بمجرد تسجيل عقد تأجير سيارة يمكن تسديد مدفوعات هذا العقد عن طريق سندات القبض أو صرف أى مبالغ الى حساب هذا العقد عن طريق سندات الصرف بالتالى يمكن متابعة حساب العميل وتعاقدات التأجير الخاصة بة بشكل تفصيلى.

من الممكن أن العميل يطلب تغيير السيارة لأى سبب مثل لتغيير نوع السيارة او نتيجة لظهور عطل ما بالسيارة أو غيرة بالتالى يجب أن يكون هناك جزء خاص بتغيير السيارة المؤجرة حيث يمكن تغيير السيارة المؤجرة الحالية الى سيارة أخرى وذلك بإدخال رقم السيارة الجديدة و إدخال تكلفة عملية التغيير سواء بالزيادة أو النقصان.

يتوافر فى البرنامج جزء خاص بإدارة مخزون قطع الغيار التى تستخدم فى عمليات صيانة السيارات حيث يمكن إضافة الكميات من الأصناف المختلفة الى مستودع قطع الغيار ليتم سحبها بعد ذلك فى عمليات الصيانة.

عند حدوث عطل بالسيارة تدخل السيارة الى عملية الصيانة حيث يتم سحب قطع الغيار من المستودع وإستبدالها بالسيارة وذلك بحسب العطل الموجود بالسيارة وبعد الإنتهاء من عملية الصيانة يتم خروج السيارة من الصيانة لتصبح متاحة للتأجير مرة أخرى.

البرنامج يقوم بتعريف أكثر من خزينة للمؤسسة و يقوم برصد كافة العمليات التي تتم على كل خزينة منها و استخراج تقارير بذلك مثل تقرير بوارد الفواتير و مسحوبات ألخزنه وصافي ألخزنه.

يمكن من خلال البرنامج تسجيل سندات القبض من العملاء أو سندات الصرف للموردين بطريقة سهلة وميسرة للمستخدم مع تأثير ذلك على حساب الخزائن وحساب العملاء والموردين.

يمكن عمل جرد للسيارات بحسب الحالة وهناك عدة حالات ثابتة بالبرنامج مثل السيارات تحت الطلب او السيارات المؤجرة أو السيارات التى فى الصيانة أو السيارات المعروضة للبيع أو السيارات المباعة أو السيارات التالفة ويتم عرض الجرد على الشاشة الرئيسية للبرنامج بشكل سهل ومريح.

يمكن ربط البرنامج بحساب رسائل قصيرة خاص بك على أى موقع رسائل قصيرة وإرسال رسائل قصيرة تصل الى جوالات العملاء ويتم خصم قيمة الرسائل من حسابك المربوط بة البرنامج.

ولأن شئون العاملين من الجزئيات الهامة في أي برنامج فقد تم إضافة جزء خاص بمتابعة مرتبات العاملين مع تسجيل بيناتهم وتسجيل مستحقاتهم ومستقطعاتهم اليومية حيث يتم في نهاية كل شهر إستخراج صافي مرتب كل موظف علي حدي.

يمكن تسجيل المصروفات بأشكالها المختلفة و التى يتم صرفها يوميا وذلك لمتابعة كشف بالمصروفات خلال فترة معينة وأيضا يمكن تسجيل إيداعات ومسحوبات الصندوق ومتابعة حساب الصندوق بشكل كامل.

تم إلحاق جزء كامل بالبرنامج لتسجيل بيانات العاملين بالمعرض ( عمال – سكرتارية - ......... ) و تسجيل مرتباتهم و ما يلحق بها من خصومات أو إضافات و يتم كذلك استخراج كشفا بمرتبات العاملين بالمعرض سواء لفرد واحد أو لجميع العاملين بالمعرض.

يحتوي البرنامج على عدد كبير من التقارير الحيوية والهامة لتغطى كافة المتطلبات من البرنامج حيث تم تقسيم هذة التقارير الى عدة اقسام مثل تقارير خاصة بحساب العملاء و حساب الموردين وحساب السائقين وتقرير خاصة بالسيارات مثل بيانات السيارات المسجلة وطلبات الصيانة والمخالفات وحساب تعاقدات التأجير للسيارات وتقارير تخص الحسابات والمالية مثل حساب الصندوق وتقرير المصروفات وسندات الإيداع والسحب من الصندوق وتقارير أخرى هامة مثل رواتب الموظفين وحركة المستخدمين والعديد من التقارير الأخرى المختلفة التي يمكن طباعتها.

1- تحتوي معظم شاشات البرنامج علي جزء خاص بالبحث وذلك للبحث عن أي بيان داخل شاشة العمل.
2- إمكانية أخذ نسخة احتياطية من البيانات واسترجاعها في أي وقت مطلوب وذلك للحفاظ والتأمين علي البيانات من الضياع.
3- إمكانية عمل البرنامج علي شبكة محلية من الأجهزة وبالتالي إمكانية تسجيل أكثر من مستخدم للبرنامج مع وضع الصلاحيات الخاصة بكل مستخدم بحيث لا يستطيع تخطي هذه الصلاحيات الخاصة به.
4- الربط بين شاشات البرنامج لسهولة العمل وتم تصميم البرنامج بأحدث للغات البرمجة(NET.)
5- إمكانية العلمل على البرنامج باللغتين العربية والإنجليزية.
6- أمكانية ضبط البرنامج للعمل بالتاريخ الهجرى او التاريخ الميلادى.
7- إمكانية تصدير تقارير البرنامج الى ملف ورد أو إكسل أو PDF وغيرة من الصيغ الأخرى.
8- البرنامج له ضمان لمدة ستة أشهر من بداية التعاقد مع العميل وذالك ضد عيوب البرمجة.
9- البرنامج متوافق للعمل مع كافة أنظمة الدول العربية مع إمكانية إجراء كافة التعديلات المطلوبة من قبل العميل علي البرنامج لضمان التوافق التام.
10- يتم التدريب علي البرنامج من قبل متخصصين وذلك للإتقان في العمل علي البرنامج.