و هذه التعريفات يتم تسجيلها على البرنامج مرة واحدة عند بداية تشغيل البرنامج و مقصود منها تسهيل عمل مستخدم البرنامج و إظهار بيانات التقارير بشكل متكامل و نذكر من هذه التعريفات
1- تعريف المناديب (السماسره) المتعامل معهم حيث يتم تقسيمهم الى مناديب محلية او مناديب (وسيط) خارجية وإدخال كافة البيانات المطلوبة عنهم ومن هذة البيانات الأسم - التليفون - الجوال - تاريخ التعامل - العنوان .....
2- تعريف العملاء (أصحاب العمل أو الكفلاء) حيث يتم إضافة اسم الكفيل واسم شركتة ونشاط الشركة والعنوان وبيانات الأتصال والبلد والمدينة التابع لها وكافة البيانات المطلوب اضافتها عن الكفيل او العميل.
3- تعريف مهن السيرة الذاتية حيث يتم هنا اضافة اسماء المهن المختلفة وبالمسميات التى توضع فى السيرة الذاتية مثل مبيض محارة وهكذا
4- تعريف مهن التأشيرات حيث يتم اضافة مسميات المهن التى توضع على التأشيرات مثل مليس وهو مايقابل مبيض محارة فى السيرة الذاتية وهكذا لكافة المهن.
5- تعريف المؤهلات حيث يتم هنا وضع المؤهلات الجديدة الغير معرفة على البرنامج حيث نجدا ان البرنامج مزود بأسماء المؤهلات المشهورة والموجودة مسبقا ولكن فى حالة وجود مؤهل غير مسجل يتم تسجيله من هذا الجزء بالمثل يتم تعريف الكليات والمعاهد والأقسام الجديدة الغير مسجلة على البرنامج.
6- تعريف بنود المصروفات النثرية مثل الكهرباء والتليفون والرواتب والإيجارات وغيرها من البنود حيث ان البرنامج يمكنة متابعة مصروفات الشركة.