و هذه التعريفات يتم تسجيلها على البرنامج مرة واحدة عند بداية تشغيل البرنامج و مقصود منها تسهيل عمل مستخدم البرنامج و إظهار بيانات التقارير بشكل متكامل و نذكر من هذه التعريفات:-
1- تعريف بنود الإيردات حيث يتم إداخال كافة البنود التى ياتى من خلالها ايرادات مثل (مبيعات - تحويلات ....)
2- تعريف بنود المصروفات حيث يتم تسجيل كافة البنود التى يتم على أساسها المصروفات مثل (مشتريات - إيجارات - كهرباء ...)

بمجرد تعريف بنود الإيردات يمكن بعد ذلك تسجيل كافة حركات الإيرادات حيث يتم تحديد بند الإيراد وتحديد الجهة او الشخص المورد وتحديد المبلغ الوارد مع تاريخ تسجيل هذا الإيراد وسبب هذا الإيراد.

بمجرد تعريف بنود المصروفات يمكن بعد ذلك تسجيل كافة حركات المصروفات حيث يتم تحديد بند الصرف وتحديد الجهة او الشخص المصروف لها وتحديد المبلغ المصروف مع تاريخ تسجيل هذا الصرف وسبب الصرف.

بعد تسجيل حركات الأيردات والمصروفات يمكن إستخراج عدة تقارير مختلفة مثل تقرير الإيردات منفصلة وتقرير بالمصروفات منفصلة ايضا كما يمكن إستخراج تقرير يجمع الإيردات والمصروفات معا لعمل ميزان مراجعة ويمكن عرض التقرير على اساس بند ايراد او بند صرف معين أو خلال فترة محددة او لشخص او جهة محددة.