وهذه التعريفات يتم تسجيلها على البرنامج مرة واحدة عند بداية تشغيل البرنامج و مقصود منها تسهيل عمل مستخدم البرنامج و إظهار بيانات التقارير بشكل متكامل و نذكر من هذه التعريفات:-
1- تعريف بيانات العملاء أو النزلاء مثل نوع العميل هل هو شركة أو فرد ، والاسم الشخصي والاسم التجاري ، وبيانات الاتصال الخاصة به وبيانات الكفيل إذا كان من خارج البلد وبيانات كارت الائتمان الخاص به ، والعديد من البيانات الأخرى الهامة عن العميل.
2- تعريف أنواع الغرف ( جناح – غرفة فردية - غرفة زوجية - ..........) مع تحديد سعر الليلة أو الساعة لكل نوع سواء محلي أو أجنبي مع إمكانية تحديد الضرائب المفروضة علي كل نوع وأيضا تحديد نسبة الخدمة لكل نوع.
3- تعريف أرقام أو أسماء الغرف و تحديد نوع كل غرفة مع تحديد الدور الخاص بالغرفة وسعة الغرفة وعدد الأسرة الإضافية التي من الممكن إضافتها للغرفة.
4- تعريف خطط التسعير حيث يتم تعريف مجموعة من الخطط وذلك خلال فترات معينة حيث يكون فيها سعر الغرف مختلف وذلك بحسب الفترة المحددة وهذا يعطى مرونة فى تسعير الغرف داخل البرنامج.
5- تحديد الألوان الخاصة بحاللات الغرف المختلفة وهى ( مشغولة - جاهزة للسكن - محجوزة حجز مؤكد - محجوزة حجز غير مؤكد- فى الصيانة - فى المغادرة - فى التجهيز ) مع عرض هذة الحلات بألونها على شاشة الاستقبال.
6- إدخال مجموعة من التعريفات الأخرى المطلوبة مثل تعريف الدول والمدن والجنسيات والعملات والبنوك وأنواع بطاقات الإئتمان وبنود المصروفات ......

وقد راعينا في تصميم هذه الشاشة أن يتم فبها تجميع عدد من الوظائف التي يقوم بها موظف الاستقبال حرصا على عدم تضييع وقته في التنقل بين الشاشات لتسجيل بيان أو الإطلاع على معلومة معينة.
و من الوظائف التي يمكن لموظف الاستقبال أدائها من خلال هذه الشاشة ، عرض حالة الغرف ( خالية – مشغولة – في الصيانة - ..... ) مع تمييز كل حالة بلون مختلف مما يتيح لموظف الاستقبال التعرف على حالة كل غرفة من النظرة الأولى للشاشة ، إجراء عمليات الحجز (حجز عميل- تسكين العميل - النقل من غرفة لأخرى - ........ ) ، إدخال غرفة في الصيانة ويمكن أجراء عملية البحث عن اى من هذة الغرف بشكل سريع وذلك لتسهيل تحديد الغرفة المطلوبة ونجد ايضا ان شاشة الأستقبال يتم عرضها بثلاث اشكال مختلفة وهى طريقة خريطة التواريخ والتى توضح حالة الغرف على مدار اسبوع كامل مع امكانية الذهاب الى اى فترة زمنية والطريقة الثانية هى طريقة العرض حسب الأدوار والتى توضح حالة الغرف مع ترتيب الغرف حسب الادوار الموجودة بها والطريقة الثالثة هى خريطة الغرف حيث يتم عرض الغرف فى صورة مربعات صغيرة مع توضيح حالة كل غرفة.
يمكن من خلال شاشة الحجز والتسكين أجراء العديد من العمليات وفى خلال ثوان معدودة مثل تسكين او حجز لعميل او تسكين وحجز لمجموعة ولايشترط تسجيل كافة البيانات عن العميل ولكن يمكن الأكتفاء بإدخال اسم العميل ورقم اثبات الشخصية لة ومن ثم بعد تسجيل الحجز يمكن الرجوع الى ملف العميل مرة أخرى وإكمال كافة البيانات المطلوبة عن هذا العميل وهذا لحرصنا فى عدم تضييع الوقت فى إجراء عملية الحجز او التسكين لعميل او مجموعة من العملاء.

و في هذا الجزء من البرنامج يتم التعامل من خلال منافذ الفندق مثل ( المطعم - المغسلة - ....... ) من خلال شاشة لتعريف كل منفذ مع تعريف الطلبات أو العناصر الخاصة بهذه المنافذ مثل ( مشروبات – مأكولات – تنظيف ملابس - ...... ) مع تحديد سعر الوحدة لكل طلب و ربط كل عنصر بالمنفذ الخاص به كما يمكن تحديد الضرائب المفروضة علي كل منفذ من المنافذ المعرفة على البرنامج

يحتوى هذا الجزء من البرنامج على شاشة لتعريف عناصر الصيانة التي من الممكن أن تمر بها الغرف مثل التكييف والتليفزيون والثلاجة وأجزاء السباكة ... كما يتم تخصيص شاشة لصيانة الغرف ومتابعتها حتى إتمام عملية الصيانة لكافة العناصر وإرجاع الغرفة إلي مجال العمل مرة أخر ى من خلال جزء الإتمام على عملية الصيانة و من الجدير بالذكر أن الغرف التي يتم إدخالها في الصيانة تكون مظللة في شاشة الاستقبال بلون مميز لاستبعادها من الحجز طوال فترة الصيانة مع العلم بأنه ليس من الضرورى أخلاء الغرفة فى حالة دخول احد عناصر الغرفة الى الصيانة حيث يمكن أجراء الصيانة والعميل موجود بالغرفة وذلك طبعا إذا كانت الصيانة المطلوبة لاتؤثر على إقامة العميل داخل الغرفة.

قد أولينا جزء الهاوس كيبينج إهتماما خاصا حيث انه من الأجزاء المهمة داخل اى فندق او قرية سياحية حيث يمكن تحديد الخدمات المطلوبة لغرفة ما او منفذ ما لدخولها فى حيز التنفيذ ثم بعد ذلك يتم متابعة تنفيذ وإتمام هذة الخدمات.

1- يحتوى البرنامج على إمكانية تسجيل سندات القبض وذلك لتسديد حسابات الحجوزات او لإستلام مبلغ من عميل او صرف مبلغ الى عميل.
2- يحتوى البرنامج على جزء لتسجيل المصروفات الخاصة بالفندق مثل المصروفات النثرية والإيرادات .
3- يحتوى البرنامج على جزء خاص بمتابعة الشيكات المدفوعة لتسديد الحجوزات للعملاء.
4- إمكانية عمل تحويلات مالية من مستخدم الى أخر وذلك لتسليم اليوميات بين المستخدمين مع امكانية عمل كشف لحساب كل مستخدم على مدار اليوم.

ولأن شئون العاملين من الإدارات الهامة في العمل الفندقي فقد خصصنا لها جزءا من البرنامج يتم فيه تسجيل بيانات العاملين بالفندق ومتابعة مرتباتهم الشهرية ، و كل ما يخصها من خصومات أو مكافآت.

يهتم البرنامج بالجزئية الخاصة بصلاحيات المستخدمين حيث يمكن تسجيل أكثر من مستخدم على نفس البرنامج مع تحديد الصلاحيات الخاصة بكل مستخدم بحيث لايمكن للمستخدم تعدى هذة الصلاحيات.

يحتوي البرنامج على عدد كبير من التقارير الحيوية والهامة لتغطى كافة المتطلبات من البرنامج حيث تم تقسيم هذة التقارير الى عدة اقسام وهى كالتالى :-
1- التعريفــات : حيث يمكن عرض تقارير خاصة بالتعريفات التى تم تسجيلها على البرنامج وذلك لغرض الطباعة للإستفادة منها.
2- الموظفين ـ: حيث يتم عرض تقارير خاصة بالموظفين مثل بيانات الموظفين ومرتباتهم وايضا تقرير يوضح حركة المستخدمين على البرنامج.
3- الغــــــرف : حيث يتوافر مجموعة من التقارير التى تهتم بالغرف وحالتها مثل ثتير والوضع الحالى للغرف وإمكانية الفندق والغرف التى فى الصيانة والغرف المؤجرة ونسب أشغالات الغرف ....
4- الحجـوزات : يحتوى هذا الجزء على مجموعة من التقارير الخاصة بحجوزات الغرف ومن هذة التقارير حجوزات غرف وحجوزات موظفين وحجوزات وردية وحجوزات موسم وضيوف الحجوزات وطلبات الحجوزات.
5- المـــــنافذ : ويحتوى على تقارير خاصة بالمنافذ مثل طلبات المنافذ وفواتيير المنافذ.
6- الحسابات : ويحتوى هذا الجزء على عدد كبير من التقارير الخاصة بالحسابات مثل حسابات العملاء والإيرادات والمصروفات وحساب الحجوزات وفواتير الحجوزات وسندات القبض والصرف ... والعديد من التقارير الأخرى.

1- يمكن للبرنامج العمل مع فندق تصل أداوره إلي خمسين دور اً وعدد لا نهائي من الغرف حيث يمكن التحكم فى عدد الأدوار من إعدادات البرنامج العامة.
2- البرنامج يعمل باللغتين العربية والإنجليزية.
3- جميع شاشات البرنامج تحتوي علي جزء خاص بالبحث السريع والسهل عن المطلوب من الشاشة.
4- إمكانية أخذ نسخة احتياطية من البيانات واسترجاعها في أي وقت مطلوب وذلك للحفاظ والتأمين علي البيانات من الضياع.
5- إمكانية عمل البرنامج علي شبكة محلية من الأجهزة وبالتالي إمكانية تسجيل أكثر من مستخدم للبرنامج مع وضع الصلاحيات الخاصة بكل مستخدم بحيث لا يستطيع تخطي هذه الصلاحيات الخاصة به.
6- أمكانية ضبط البرنامج للعمل بالتاريخ الهجرى او التاريخ الميلادى.
7- إمكانية التحكم فى شكل شاشات البرنامج.
8- البرنامج له ضمان لمدة عام كامل من بداية التعاقد مع العميل وذالك ضد عيوب البرمجة.
9- البرنامج متوافق للعمل مع كافة أنظمة الدول العربية مع إمكانية إجراء كافة التعديلات المطلوبة من قبل العميل علي البرنامج لضمان التوافق التام.
10- يتم التدريب علي البرنامج من قبل متخصصين وذلك للإتقان في العمل علي البرنامج.